Versinkt dein Schreibtisch regelmäßig im Zettelchaos? Ärgerst du dich darüber, dass du schon wieder Informationen nicht findest, sie vergessen hast oder sie manuell in verschiedene Tools eintragen musst? Hast du Aufgaben in deinem Business, die du zwar machen musst, aber die dir weder Spaß noch Geld bringen?
Das sind Anzeichen dafür, dass dir an manchen Stellen Struktur fehlt oder du dir selbst über die Abläufe nicht ganz klar bist.
In diesem Blogbeitrag erfährst du, wieso du dir Gedanken über deine eigenen Prozesse machen solltest und wie du dir mit Hilfe von Automatisierung Freiraum schaffen kannst.
Gastbeitrag von Jana Hartmann
Inhalt
Was sind Prozesse im Onlinebusiness?
Unter einem Prozess versteht man einen bestimmten, festgelegten Arbeitsablauf. Er besteht aus mehreren Schritten oder Aktivitäten. Eine einzelne Tätigkeit ist noch kein Prozess.
Als Beispiel: Du möchtest einen Instagrampost veröffentlichen. Um am Ende auf „Veröffentlichen“ zu klicken, passieren einige Schritte vorher, z.B. Grafik erstellen, Caption schreiben, Hashtags recherchieren, einplanen.
Für den gesamten Ablauf benötigst du verschiedene Tools, vielleicht arbeiten sogar unterschiedliche Personen daran (Texterin, Grafikerin).
Die Gesamtheit aus
- WER tut etwas?
- WAS wird gemacht?
- WANN wird es gemacht?
- WO wird es gemacht?
- WIE wird es gemacht?
kennzeichnet am Ende den Prozess.
Falls du jetzt an seitenlange Prozessketten und Anleitungen denkst, die eh niemand liest, dann aufgepasst:
Prozesse müssen nicht so aufgeblasen sein, wie sie in Konzernstrukturen gerne sind. Du kannst sie auch ganz einfach halten. Und wenn es etwas hipper klingen soll, dann nennst du sie stattdessen Workflow. 😉
Vorteile von Prozessen für dein Onlinebusiness
Doch wozu solltest du dir überhaupt Gedanken über deine Prozesse machen?
- Optimierung: Erst wenn du über einen Ablauf nachdenkst, kannst du Verbesserungspotenzial finden.
- Produktivität: Klare Abläufe helfen dir, systematisch und zielorientiert zu arbeiten, statt durch einen Impuls abzuweichen. Wie oft bist du in den Insta-Reels hängengeblieben obwohl du eigentlich nur deinen Beitrag veröffentlichen wolltest?
- Verlässlichkeit: Vor allem Abläufe, die nach außen hin sichtbar sein sollen, profitieren von einer klaren Struktur. So kannst du z.B. alle Schritte rund um ein Kennenlerngespräch vereinheitlichen und vergisst keine Frage und auch kein Dokument für die Neukundin.
- Outsourcing: Falls du Aufgaben auslagern möchtest, kann die Person nur deinen Erwartungen entsprechen, wenn du sie auch mitteilst. Hast du deinen Prozess bereits definiert, erleichtert das die Einarbeitung und senkt die Fehlerquote.
- Automatisierung & Skalierung: Aufgaben, die du jedes Mal anders und frei Schnauze machst, wirst du nie automatisieren können. Es steckt schließlich kein System dahinter. Und alles, was du manuell machst, kannst du nicht groß skalieren.
Am besten hältst du deine Prozesse schriftlich fest, z.B. in einem Projekmanagementtool, auf einem Whiteboard oder einfach in einer Word-Datei.
Wie findest du deine Prozesse?
Falls du so spontan nicht weißt, was du in deinem Business in einen Prozess stecken könntest, dann habe ich eine kleine Aufgabe für dich:
- Nimm dir ein weißes Blatt Papier (oder ein digitales Whiteboard) und schreibe alle Tätigkeiten auf, die dir in deinem Business so einfallen. Das muss erstmal keine Struktur haben. Vielleicht hilft dir dabei auch ein Blick in deinen Kalender oder dein Planungstool.
- Beginne diese Aufgaben zu clustern. Sicher wirst du Oberthemen finden, z.B. Buchhaltung, Marketing, Administration.
- Siehst du bereits, dass einige Aufgaben zusammenhängen? Dann strukturiere diese weiter. Falls das noch nicht der Fall ist, weil du die Aufgaben bisher sehr grob benannt hast, dann werde jetzt konkreter: Du hast nur „Instaposts erstellen“ aufgeschrieben? Dann überleg genauer, was alles daran hängt.
Leg dein Blatt zwischendurch ruhig auch mal beiseite. Mit ein bisschen Abstand fällt dir vielleicht noch mehr ein. Du kannst diese Liste auch über 1-2 Wochen erweitern, indem du in dieser Zeit deine wiederkehrenden Aufgaben notierst.
Wichtig: Du musst nun nicht jeden Arbeitsablauf komplett zerpflücken. Beginne mit denen, die dich immer viel Zeit kosten, mit denen du unzufrieden bist, die du auslagern möchtest oder die du automatisieren möchtest.
So viel wie nötig, so wenig wie möglich. 😉
- Picke dir dort einen Arbeitsablauf raus, den du detailliert unter die Lupe nehmen möchtest. Hier schreibst du nun Schritt für Schritt auf, welche Aufgaben anfallen, wer sie erledigt und wie. Auch welche Tools dafür genutzt werden ist wichtig.
- Bist du mit dem Ablauf zufrieden? Oder geht es für dich besser und einfacher? Jetzt ist der Moment gekommen: Schau, ob die Abläufe schlüssig sind oder du sie lieber in einer anderen Reihenfolge machen solltest. Checke, ob die eingesetzten Tools sinnvoll sind.
Auf diesem Blog findest du verschiedene Artikel rund um die Themen Onlinebusiness, Social-Media, Webdesign & Content Creation. Wenn du dir ein bestimmtes Thema wünschst, lass es mich gern wissen.
Online Prozesse automatisieren
Bei Automatisierung denkst du an Roboter, die Teile zusammenbauen? Nein, Automatisierung ist so viel mehr.
Du kannst auch dein Online Business Stück für Stück automatisieren.
Dadurch gewinnst du sehr viel Freiraum für dich, ohne eine andere Person dafür zahlen zu müssen.
Das kannst du in jedem Stadium deines Business machen. Entweder hast du gerade noch die Zeit um entspannt darüber nachdenken zu KÖNNEN, oder du brauchst ganz dringend mehr Zeit und MUSST deshalb darüber nachdenken.
Gerade zum Businessstart stellen sich viele die Frage, ob eine Automation lohnt. Die eine Rechnung, dieser eine Termin, diese eine Mail… das lohnt doch gar nicht. Da du aber sicher nicht bei dieser einen Rechnung bleiben möchtest, kannst du auch heute schon darüber nachdenken, wie es laufen soll, wenn es viele Rechnungen sind. Oder viele Termine oder viele Mails…
Die Arbeit, einen Prozess aufzustellen und diesen zu automatisieren, ist einmalig investierte Zeit, die dir im Laufe deines Businesses unglaublich viel Zeit schenken kann.
Die wichtigsten Gründe für Automatisierung sind:
- Du sparst viel Zeit. Du kannst sicher schönere Dinge machen als wiederholende Routineaufgaben. 😉
- Du senkst deine Fehlerquote.
- Du wirst zeit- und ortsunabhängiger.
Toolinterne Lösungen zur Automatisierung
Mittlerweile bieten viele Tools direkt an, dass sie dir mehrere Schritte abnehmen, du musst die Funktionen nur nutzen.
Das könnte z.B. die Terminvereinbarung inklusive Erstellung des Zoomraums, der Bestätigungsmail und auch der Abfrage wichtiger Informationen sein.
Oder auch die Möglichkeit automatisiert Mails mit deinem E-Mail-Marketing-Tool zu versenden, wenn sich jemand angemeldet hat.
Drei Beispiele für solche Automatisierungen, die sich auch zum Business-Start eignen, habe ich in diesem Blogartikel näher erläutert.
Automatisierung mit Zapier
Zusätzlich zu toolinternen Möglichkeiten kannst du auch Tools miteinander sprechen lassen, die das eigentlich gar nicht können.
Das Zauberwort heißt Zapier: ein Automatisierungstool, dessen Aufgabe darin besteht, andere Tools miteinander zu verknüpfen – nach deinem festgelegten Schema.
In Zapier stellst du ein: Wenn „dies“ passiert, dann mach danach genau „das“.
Diese Aufgaben sollten sich wiederholen, ob nun ein Mal am Tag, im Monat oder im Jahr spielt dabei keine Rolle. Wichtig ist, dass es dann immer dem gleichen Ablauf folgt – einem Prozess eben.
Ich weiß, das klingt ziemlich kryptisch, deshalb habe ich ein paar einfache Beispiele mitgebracht. Mit Zapier kannst du:
- Anhänge aus deinen Mails automatisch abspeichern
- Informationen übertragen lassen, z.B. die Daten aller eingehender Kennenlerngespräche in eine Excel-Tabelle schreiben. So weißt du auch in einem Jahr noch, wann du mit wem worüber gesprochen hast.
- Zoomaufzeichnungen automatisch bei Youtube hochladen, ohne Warten auf die Verarbeitung.
- Youtubevideos automatisch in deine Facebookgruppe stellen
- Aufgaben in Asana erstellen lassen
- Dokumente in dein Buchhaltungstool hochladen lassen
- Und und und
Da Zapier selbst mittlerweile über 5000 Tools verknüpfen kann, sind die Möglichkeiten schier endlos.
Sobald du weißt, wie dein Prozess aussehen soll und welche Tools du nutzt, kannst du prüfen, ob es mit Zapier abbildbar ist.
Das schöne an Zapier ist, dass du es dauerhaft in einer kostenlosen Version nutzen kannst. Darin kannst du mit bis zu 5 kleinen Aufgaben testen, ob es für dich interessant und nützlich ist. Erst, wenn du dir sicher bist, du möchtest mehr oder komplexere Aufgaben damit abbilden, kommt das Upgrade in einen Bezahltarif.
Fazit
Ich hoffe, dieser Artikel konnte dir die Augen für die Welt der Prozesse öffnen und die Angst davor nehmen. Du musst keine seitenlangen Anleitungen schreiben. Werde dir aber deiner eigenen Prozesse bewusst, um dann das bestmögliche daraus zu machen. Ob automatisiert oder nicht spielt dabei keine große Rolle.
Allein, dass du dir darüber Gedanken machst, wird dir enorm viel Klarheit verschaffen.
Hey, ich bin Jana und Virtuelle Assistentin für Technik.
Ich unterstütze Online-Unternehmerinnen ihre Technik rund um Automatisierungen, Onlinekurse und E-Mail-Marketing ohne Frust zu lösen, um entspannter ihre digitalen Produkte zu verkaufen.
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